12 czerwca 2015 r. Sejm uchwalił zmiany w ustawie o rachunkowości. Nowelizacja ta proponuje ułatwienia dla małych organizacji, będące próbą odpowiedzi na formułowane przez III sektor apele o uproszczoną księgowość. Uproszczoną księgowość ("uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów") będą mogły stosować organizacje, których przychody (z roku poprzedzającego rok zastosowania uproszczonej księgowości) nie przekroczą 100 tys. zł. Ułatwienia nie obejmują organizacji mających status pożytku, a także organizacji prowadzących działalność gospodarczą. Organizacja sama zadecyduje, czy korzystniejsze dla niej są procedury uproszczone, czy te, z którymi NGO mają do czynienia obecnie. O decyzji musi poinformować w pierwszym miesiącu roku swój urząd skarbowy.
Organizacje mają więc czas do końca stycznia, aby w Urzędzie Skarbowym złożyć stosowne powiadomienie o wyborze sposobu prowadzenia księgowości w swojej organizacji.
Organizacja, która zdecydowała się na zmianę, pisze pismo do Urzędu Skarbowego (Mława, ul. Narutowicza 19/7) w którym deklaruje nowy sposób prowadzenia księgowości. Podajmy w piśmie również swoje dane kontaktowe – nazwa organizacji, KRS lub oznaczenie innej ewidencji przy rejestracji, adres, telefon kontaktowy, dane osób reprezentujące organizację.
Poniżej wyczerpująca informacja na temat możliwości zamiany sposobu księgowania (źródło: ngo.pl)
Ostatnia nowelizacja ustawy o rachunkowości przyniosła szereg bardzo istotnych zmian dla organizacji pozarządowych dotyczących księgowości. Nowe przepisy wyróżniają cztery możliwości - cztery typy jednostek.
Zmiany dają możliwość zastosowania różnego rodzaju uproszczeń. Oczywiście wybór sposobu księgowania jednostki nie jest całkowicie dowolny i jest uwarunkowany wielkością przychodów organizacji. Im mniejsza jest organizacja (co mierzy się m.in. wielkością rocznych przychodów), tym ma większy wybór sposobu księgowania i sporządzania sprawozdania finansowego. Im większa organizacja – tym więcej informacji musi być zawartych w jej sprawozdaniu finansowym.
Za wyborem sposobu księgowania stoi decyzja organizacji, jakiego typu jednostką – w świetle ustawy o rachunkowości – ma się ona stać. I tak, najmniejsze organizacje, czyli te których przychody nie przekraczają 100 tys. złotych rocznie, mogą stosować uproszczoną ewidencję przychodów i rozchodów. Nie będą one miały ponadto obowiązku składania sprawozdania finansowego. Największe podmioty – te o przychodach powyżej 17 milionów złotych, muszą stosować pełną księgowość i pełne sprawozdanie.
Osoby kierujące organizacją (zazwyczaj zarządy) powinny świadomie wybrać to, jakiego rodzaju jednostką będzie ich organizacja. Od tego zależy, jakiego wzoru sprawozdania finansowego będą musiały używać. Organizacji, które mogą wybrać między jednostka mikro, jednostką małą a jednostką składającą najbardziej rozbudowany wzór sprawozdania finansowego jest w III sektorze najwięcej. Warto przy tym pamiętać, że brak decyzji oznacza automatyczne pozostanie przy tym ostatnim.
Uwaga! W obowiązkach sprawozdawczych nie zmieniła się jedna rzecz – nadal dotyczy wszystkich organizacji, niezależnie od osiągniętego przychodu – to obowiązek składania rocznej deklaracji CIT-8.
Niżej przedstawiamy skrótowo cztery typy jednostek oraz warunki brzegowe, jakie należy spełnić, by móc korzystać z przypisanych im uproszczeń księgowych.
Od początku roku 2016 organizacje pozarządowe mogą wybierać spośród następujących opcji wprowadzonych w Ustawie o rachunkowości:
Jednostka prowadząca księgowość wg pełnych zasad ustawy o rachunkowości – bez uproszczeń
Każda organizacja może prowadzić pełną księgowość – w tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń. Do tej pory pełną księgowość prowadziły wszystkie organizacje pozarządowe, z wyjątkiem tych, które zdecydowały się na zostanie w 2015 roku jednostką mikro.
Organizacja, która zdecyduje się na tę opcję, nie musi podejmować żadnej formalnej decyzji, np. w postaci uchwały zarządu. Także te organizacje, które nie zdecydują się na którąś z trzech poniżej opisanych opcji automatycznie pozostają się jednostkami prowadzącymi księgowość z zastosowaniem bardzo szerokiego zakresu przepisów ustawy o rachunkowości.
Oznacza to m.in. sporządzanie sprawozdania finansowego, podsumowującego rok według najbardziej rozbudowanego i szczegółowego wzoru z załącznika 1 do ustawy o rachunkowości. Ten wzór sprawozdania jest znany wielu księgowym, gdyż jest to „najstarszy" z obecnie stosowanych wzorów sprawozdania, którym posługiwały się podmioty komercyjne. W sprawozdaniach za rok 2013 był stosowany przez organizacje prowadzące działalność gospodarczą. W sprawozdaniach za rok 2014 wzór ten używany był wszystkie organizacje oprócz tych, które podjęły decyzję o staniu się jednostką mikro.
Jednostka mała NOWOŚĆ!
Nowym rozwiązaniem, które można zastosować od 2016 roku, jest „jednostka mała". Jednostką małą może stać się każda organizacja, która za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
- 17 mln zł – w przypadku wartości ogółu majątku, obliczanego na koniec roku obrotowego i podawanego w bilansie, tzw. sumy aktywów bilansu,
- 34 mln zł – w przypadku wartości przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
- 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Co należy zrobić, by stać się jednostką małą? Organizacja musi podjąć formalną decyzję, że staje się jednostką małą w trybie określonym w statucie, np. uchwałą zarządu. Ułatwieniem, z którego korzystają jednostki małe, jest nowy i znacząco uproszczony wzór sprawozdania finansowego. Znajduje się on w załączniku nr 5. ustawy.
Jednostka mikro
Jednostką mikro może stać się każda organizacja, która za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
- 1,5 mln zł – w przypadku wartości ogółu majątku, obliczanego na koniec roku obrotowego i podawanego w bilansie, tzw. sumy aktywów bilansu ,
- 3 mln zł– w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
- 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Co należy zrobić, by stać się jednostką mikro? Organizacja musi podjąć formalną decyzję, że staje się jednostką mikro w trybie określonym w statucie, np. uchwałą zarządu. Taką możliwość mają już od początku 2015 roku przy sprawozdaniach za rok 2014. Wzór sprawozdania dla jednostek mikro możesz znaleźć tutaj: http://poradnik.ngo.pl/sprawozdanie-jednostki-mikro
Jednostka prowadząca uproszoną ewidencję przychodów i kosztów NOWOŚĆ!
To największa zmiana, którą przyniosła nowelizacja ustawy o rachunkowości. Organizacja, która spełnia określone warunki i decyduje się na tę opcję, może korzystać z wielu uproszczeń. Nie musi prowadzić pełnej księgowości, tylko uproszoną ewidencję przychodów i kosztów, jest zwolniona z obowiązku przygotowywania rocznego sprawozdania finansowego i nie musi posiadać polityki rachunkowości.
Ewidencja przychodów i rozchodów to ściśle określone rozporządzeniem zestawienie przychodów i kosztów w układzie pozwalającym na zebranie wszystkich danych do wypełnienia deklaracji CIT-8 oraz ewentualnych ewidencji indywidualnych zatrudnionych osób i środków trwałych. W ewidencji tej nie ma miejsca na księgowy opis prowadzonych przez organizację projektów (księgowe wyodrębnienie projektów jest w wielu sytuacjach obowiązkowe).
Do wewnętrznej decyzji organizacji pozostaje czy i w jaki sposób będzie prowadzić ewidencję kasy, zaliczek, rozrachunków, funduszu statutowego (po to by nie utracić kontroli finansowej nad stanem gotówki w organizacji).
Jakie organizacje mogą prowadzić ewidencję przychodów i rozchodów? Możliwość ta dotyczy organizacji, które:
- prowadzą działania w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy o pożytku,
- nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
- nie mają statusu organizacji pożytku publicznego,
- osiągają przychody wyłącznie z:
- działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
- działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
- tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
- tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach,
- w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt d. w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.
Organizacja musi podjąć formalną decyzję, że rezygnuje z prowadzenia pełnej księgowości na rzecz książki przychodów i rozchodów w trybie określonym w statucie, np. uchwałą zarządu. Jeśli chce wprowadzić tę zmianę w 2016 roku, to najpóźniej do 31 stycznia 2016 r. musi poinformować o zmianie właściwy jej Urząd Skarbowy.
Konsultacja: Krzysztof Śliwiński, doradca serwisu poradnik.ngo.pl