W 2012 roku po raz pierwszy organizacje pożytku publicznego (OPP) muszą przygotować zupełnie inne niż dotychczas sprawozdanie merytoryczne. Zmiany dotyczą nie tylko zakresu informacyjnego tego sprawozdania, ale także daty i sposobu publikacji.
Jak co roku OPP przygotowują dwa sprawozdania: roczne sprawozdanie finansowe i roczne sprawozdanie merytoryczne. Od 1 stycznia 2012 r. obowiązują nowe zasady sprawozdawczości merytorycznej.
Pamiętajmy, że terminy i konsekwencje niezłożenia sprawozdań w terminie określa ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Najbardziej dotkliwą konsekwencją nieopublikowania sprawozdań w terminie jest wykreślenie organizacji z wykazu OPP uprawnionych do otrzymywania 1% podatku.
Sprawozdanie finansowe
OPP przygotowuje sprawozdanie finansowe zgodnie z:
Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. jeśli prowadzi działalność gospodarczą Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej z dnia 15 listopada 2001 r. - jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej.
Sprawozdanie finansowe sporządza osoba, której zlecono prowadzenie księgowości, ale odpowiada za nie (za jego sporządzenie oraz poprawność i rzetelność danych) zarząd organizacji. Podpisują je zarówno zarząd (wszyscy jego członkowie) jak i księgowy/-a, który/-a je sporządził/-a.
Następnie sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone zgodne z procedurą opisaną w statucie danej OPP. Dokumentem potwierdzającym jego zatwierdzenie jest uchwała mówiąca o przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego, a w przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą – uchwała o przeznaczeniu zysku lub o pokryciu straty. Zatwierdzone sprawozdanie musi być wysłane do właściwych urzędów.
Na sporządzenie sprawozdania finansowego OPP ma czas do końca trzeciego miesiąca od dnia bilansowego (dla większości organizacji rok obrotowy jest taki sam jak rok kalendarzowy), czyli do 31 marca. Na zatwierdzenie jest sześć miesięcy, licząc od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca. Od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego biegną terminy wysłania do urzędów.
Sprawozdanie merytoryczne
OPP musi przygotować sprawozdanie merytoryczne zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego z dnia 23 marca 2011 r. Sprawozdanie powinno być sporządzone i przyjęte zgodnie z procedurami obowiązującymi w organizacji.
OPP mogą też zgłaszać problemy dotyczące sprawozdania merytorycznego
Terminy i miejsca złożenia sprawozdań
Publikacja sprawozdań: merytorycznego i zatwierdzonego finansowego (wraz z uchwałą je zatwierdzającą), jest obowiązkowa w terminie do 15 lipca na stronie internetowej Ministra Pracy i Polityki Społecznej w bazie sprawozdań OPP. Organizacje, których rok obrotowy jest inny niż rok kalendarzowy, mają inny termin publikacji na stronie MPiPS w bazie sprawozdań OPP: 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Po opublikowaniu sprawozdania w bazie organizacja może wygenerować z bazy plik ze sprawozdaniem i wydrukować je a także udostępnić na swojej stronie internetowej.
OPP musi udostępnić obydwa sprawozdania do publicznej wiadomości, w tym poprzez publikację na swojej stronie internetowej – w ustawie nie wskazano terminu, w którym trzeba to zrobić, ale jeśli sprawozdania są zatwierdzone to nie ma przeszkód, aby je upublicznić (opublikować).
Baza sprawozdań merytorycznych OPP
W 2012 r. została uruchomiona nowa baza sprawozdań organizacji pożytku publicznego. Umożliwia ona dodawanie sprawozdań za rok 2011 i oglądanie sprawozdań złożonych przez organizacje w latach poprzednich.
Aby opublikować sprawozdanie OPP musi ponownie przejść procedurę rejestracji (nawet, jeżeli w poprzednim roku miała już swój login i hasło). Rejestrując się, należy koniecznie podać login (którym jest 10 cyfrowy numer KRS), hasło (wymyślone przez organizację), adres mailowy i numer sygnatury akt sprawy sądowej (o nadanie statusu OPP, zmianę nazwy lub adresu OPP albo zmiany w KRS dotyczące numerów REGON lub NIP). Można podać jeszcze inne informacje o organizacji, ale nie ma takiej konieczności.
Po zarejestrowaniu się organizacja otrzymuje na podany adres mailowy link aktywacyjny do bazy.
Ważne: Sprawozdanie merytoryczne należy złożyć nawet wtedy, gdy organizacja otrzymała status OPP pod koniec roku kalendarzowego (sporządza się je za cały rok), a także wtedy, gdy nie mogła otrzymywać wpłat 1%. OPP sporządzają i składają sprawozdania merytoryczne z całej prowadzonej działalności, a nie tylko z 1% (jak czasem sądzą niektóre organizacje).
Złożenie sprawozdania finansowego w US
Dodatkowo OPP, podobnie jak wszystkie inne organizacje, mają obowiązek przesłania zatwierdzonego sprawozdania finansowego (wraz z uchwałą) do urzędu skarbowego (US) – w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.
Złożenie sprawozdań w KRS
Nowelizacja ustawy o pożytku ze stycznia 2010 r. zniosła obowiązek składania przez wszystkie OPP sprawozdań w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obowiązek ten dotyczy tylko OPP prowadzących działalność gospodarczą. Termin złożenia sprawozdania finansowego i merytorycznego w KRS: w ciągu 15 dni od daty przyjęcia sprawozdania finansowego.
Więcej o tym jak złożyć sprawozdanie w KRS czytaj tu: http://poradnik.ngo.pl/x/539737
Dodatkowy obowiązek fundacji
OPP, które są fundacjami, muszą sporządzić roczne sprawozdanie z działalności, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji z dnia 8 maja 2001 r., i wysłać je w terminie do końca roku (np. za rok 2011 do końca 2012 r.).
Obowiązek dla „dużych" OPP
Jeżeli organizacja prowadzi działalność gospodarczą i spełnia co najmniej dwa z trzech wymienionych poniżej warunków opisanych w ustawie o rachunkowości:
średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób, suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro, przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro,
ma też obowiązek ogłoszenia sprawozdania w Monitorze Polskim B i przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego, czyli audytu.
Dodatkowo OPP, które nie spełniają powyższych warunków, mogą podlegać audytowi, jeśli spełnią warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań niektórych organizacji pożytku publicznego. Obowiązek audytu wynikający z rozporządzenia dotyczy tych OPP, dla których obowiązek ten nie wynika z przepisów o rachunkowości, ale spełniają łącznie trzy następujące kryteria:
realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonywania lub do wspierania zadania publicznego, oraz otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację tych zadań w wysokości co najmniej 50 tys. zł, oraz osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.
Organizacja musi zbadać sprawozdanie finansowe za rok następujący po roku, w którym spełniła wyżej wymienione warunki.
PRZYKŁAD: Stowarzyszenie w 2010 r. spełniło warunki opisane w ustawie o rachunkowości, które obligują je do audytu. Badanie zostanie przeprowadzone w roku 2012 i będzie dotyczyć sprawozdania za rok 2011.
Badanie powinno być przeprowadzone możliwie szybko po sporządzeniu sprawozdania, ponieważ opinię z badania należy załączyć do sprawozdania przy wysyłaniu go do odpowiednich miejsc np. do US, KRS-u czy do Monitora Polskiego B.
Publikacja sprawozdania (wraz z opinią biegłego rewidenta) – dotyczy tylko tych OPP, które spełniają warunki z ustawy o rachunkowości - powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania. Koszt publikacji w 2012 r. wynosi 792,28 brutto zł za jedną opublikowana stronę. Praktyczne wskazówki jak to zrobić znajdują się na stronie: http://www.cuw.gov.pl/index.php/monitor-polski
Nie opublikujesz sprawozdania w bazie sprawozdań OPP – stracisz przywileje
Przypominamy, że sankcje, które mogą dotknąć OPP to:
nieobecność na wykazie OPP uprawnionych do otrzymywania 1% podatku – jeżeli OPP nie opublikuje sprawozdania merytorycznego i finansowego w bazie sprawozdań OPP w terminie do 15 lipca (albo w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego w przypadku organizacji, których rok obrotowy jest inny niż rok kalendarzowy) wezwanie OPP przez ministra pracy i polityki społecznej do zaniechania naruszeń i złożenia niezbędnych wyjaśnień, a jeśli organizacja w ciągu 30 dni nie zastosuje się do wezwania, złożenie wniosku do KRS o odebranie jej statusu.
Warto wiedzieć, że to nie koniec zmian w zasadach sprawozdawczości OPP. Od 1 stycznia 2013 r. będą obowiązywać dwa wzory sprawozdań merytorycznych OPP: „zwykłe" (dla OPP, która osiągnęła w danym roku przychody przekraczające 100 000 zł) i uproszczone (dla OPP, która osiągnęła w danym roku przychody nieprzekraczające 100 000 zł) – prace nad tymi nowymi wzorami jeszcze trwają.
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego z dnia 23 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 80, poz. 434). Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej z dnia 15 listopada 2001 r. (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539) Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji z dnia 8 maja 2001 r.
źródło: ngo.pl