1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz obniżą koszty związane z ich przechowywaniem. Przedsiębiorców i firmy zewnętrzne obsługujące płatników składek zachęcamy do zapoznania się z poniższą informacją Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Dotychczas dokumentację pracowniczą przechowywałeś w formie papierowej. Od stycznia będziesz mógł decydować, w jakiej formie chcesz ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Będziesz też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.
Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze jako pracodawca czy zleceniodawca będziesz przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Dla pracowników, których zatrudniłeś po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. możesz skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełnisz dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy, tj. przekażesz do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowujesz przez okres 50 lat.
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty
Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).
Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to Twoja dobrowolna decyzja. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.
Dokumentem, który masz obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez Ciebie jako pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego.
Raport składasz za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.
Więcej szczegółowych informacji – m.in. na temat raportów informacyjnych i zmian w programach Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS – można znaleźć na stronach http://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta oraz http://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta/e-akta-pliki-do-pobrania, a także w ulotce informacyjnej załączonej poniżej.
ZUS, KN